No ano passado, nossos clientes pediram ao Boomerang para lembrá-los se não obtiveram uma resposta a mais de 40 milhões de e-mails. Escrever e-mails que obtêm respostas é uma habilidade incrivelmente valiosa – e o que torna um e-mail susceptível de receber uma resposta é difícil de determinar.

Há muitos conselhos sobre como escrever um bom e-mail na web, desde conselhos gerais de escrita até conjuntos completos de modelos de e-mail pré-escritos. Mas quase nenhum desses conselhos mostra os dados por trás dele (geralmente porque não há nenhum), e muitos deles são contraditórios.

Então, quando nos compôsmos para enviar um e-mail de revisão do ano (sim, isso deveria sair no início de janeiro, mas chegamos ao ano novo lunar – feliz Ano do Macaco!) para os usuários do Boomerang, decidimos tornar esse e-mail diferente de um e-mail típico de um ano de revisão de inicialização. Em vez de nos concentrarmos no quanto crescemos* ou mostrar nosso novo logotipo elegante**, decidimos descobrir quais fatores realmente importam quando você deseja obter uma resposta às suas mensagens e enviá-las.

Os resultados foram tão interessantes que decidimos compartilhá-los aqui também.

Se você achar que essas informações ajudam a enviar e-mails melhores, agradeceríamos se você experimentasse o Boomerang em troca. Você pode enviar e-mails em horários ideais e ser notificado se sua mensagem não receber uma resposta, então lembre-se de acompanhar. Você também pode incluir um recibo de leitura, para saber se sua mensagem se perdeu na pilha. O Boomerang vem com um plano Básico que permite que você o use várias vezes por mês de forma totalmente gratuita.

Desde já agradeço por tentar! Agora, sem mais delongas, aqui está o resumo do que realmente importa quando você está enviando um e-mail!

Escreva como um aluno da 3a série

Nossa descoberta mais surpreendente foi que o nível de nota de leitura de seus e-mails tem um impacto dramático nas taxas de resposta. Os e-mails escritos em um nível de leitura da 3a série foram ótimos. Eles forneceram um aumento de 36% sobre e-mails escritos em um nível de leitura da faculdade e uma taxa de resposta 17% maior do que os e-mails escritos, mesmo em um nível de leitura do ensino médio. Como alguém que foi descrito como um “vador pédante”, este me bate bem nos dedos. Mas em vez de condenar o estado do ensino da língua inglesa, vou tentar continuar com ele e agilizar meu léxico, simplificar meu palavreado, usar palavras mais curtas em frases mais curtas.

Claro, o contexto do seu e-mail é muito importante. Se você está enviando um e-mail discutindo os pontos mais delicados da sua tese de doutorado para o professor que está avaliando você para uma bolsa de pós-doutorado, você provavelmente precisa de todas as sílabas que conseguir! Por outro lado, se você está enviando um e-mail de lixo de futebol para um graduado de Auburn, não use palavras com mais de 4 letras se quiser que eles entendam o que você está dizendo – Roll Tide!. No entanto, se você não tiver nenhum motivo para ajustar o nível de escrita, a 3a série é um bom padrão.

As principais partes da sua pontuação no nível de leitura são o número de sílabas em suas palavras e o número de palavras em suas frases. Portanto, tente palavras mais simples e menos palavras por frase do que você normalmente faria. Você pode verificar o nível de leitura do seu conteúdo na ferramenta Contagem de Palavras na maioria dos processadores de texto. Ou pesquise por “Nível de nota do Flesch Kincaid” para encontrar muitas ferramentas on-line que podem calculá-lo para você.

Escreva com emoção

   

Outro fator significativo na determinação das taxas de resposta é o quão positivas (palavras como grande, maravilhosa, encantada, satisfeita) ou negativa (palavras como ruim, ódio, furiosa, terrível) são as palavras na mensagem. E-mails que foram ligeiramente a moderadamente positivos OU ligeiramente a moderadamente negativos provocaram 10-15% mais respostas do que e-mails que eram completamente neutros.

A bajulação funciona, mas a lisonja excessiva não. As taxas de resposta para e-mails positivos atingiram um pico cerca de 15% maior do que as neutras para e-mails com um tom ligeiramente quente. Depois disso, as taxas de resposta diminuíram à medida que a quantidade de linguagem positiva excedeu o que pareceria “normal” em um e-mail.

Os analisadores de sentimento produzem uma “pontuação de sentimento” que varia de -1 (para mijo e vinagre) a 1 (para sacarina), com 0 representando um e-mail completamente neutro. Para lhe dar algum contexto, aqui está como são alguns e-mails positivos:

• Ei, eu estava pensando em você mais cedo. Você quer comer pizza? 0.0, verdadeiro neutro. Um pouco de positividade aumentaria a taxa de resposta.
• Ei, eu definitivamente gostaria de me encontrar na próxima semana. Você quer comer pizza?0,35 sentimento positivo. Perfeito! É fácil adicionar um sentimento positivo a um e-mail – isso é tudo o que é preciso.
• Ei, seria muito bom te ver e colocar o papo em dia. Você quer comer pizza? Sentimento positivo de 0,55. Isso também funcionará melhor do que um e-mail neutro, mesmo que não tão bem quanto a versão acima.
• Ei! Seria absolutamente maravilhoso te ver! Você quer comer pizza? Estou tão animado! Mais de 0,9 sentimento positivo. Este e-mail seria tão eficaz quanto um e-mail neutro – não é ruim, na verdade, mas não é ideal.

Também não aconselhamos a caneta de betonilha de ruína diurna. E-mails venenosamente negativos eram os menos propensos a receber uma resposta. No entanto, um e-mail moderadamente negativo é sua melhor aposta para uma reclamação, funcionando 13% melhor do que conteúdo semelhante expresso em um tom neutro.

• Eu tive uma experiência menos do que ideal na sua loja hoje. O funcionário não foi muito legal. Você poderia, por favor, considerar meu feedback? Sentimento negativo de 0,1. Quase neutro – não negativo o suficiente.
• Tive uma experiência horrível na sua loja hoje. O funcionário foi muito rude. Por favor, faça algo para consertar. Sentimento negativo de 0,35. Uma quantidade perfeitamente moderada de negatividade.
• Eu tive a pior experiência na sua loja hoje cedo. O funcionário foi rude e condescendente. Eu nunca mais voltarei. Sentimento negativo de 0,55. Ainda OK, mas um pouco negativo demais para ser ideal.
• Sua experiência na loja é uma droga. Seu funcionário é um babaca. Vá se irritar e espero que você morra em agonia. Mais de 0,9 sentimento negativo. Taxas de resposta muito negativas e significativamente reduzidas.

Testar o sentimento de seus e-mails dá mais trabalho do que calcular o nível de nota de leitura. A maioria dos processadores de texto ainda não suporta análise de sentimento, e as ferramentas on-line relatam resultados muito variados para o mesmo conteúdo.

A razão é que a maioria dos analisadores de sentimento trabalha usando técnicas de aprendizado de máquina para treinar algoritmos sobre quais palavras são positivas ou negativas, com base em quaisquer dados de treinamento que seus autores possam rastrear. Os dados de treinamento são muito importantes – uma fonte comum são as revisões de filmes, já que eles vêm com uma pontuação numérica que pode ser usada como um proxy de quão positiva a revisão provavelmente será. Esses dados são todos barulhentos e, como o aprendizado de máquina gera algoritmos incrivelmente complicados, é difícil calibrar depois do fato.

Como resultado, embora confiemos nas saídas o suficiente para dados agregados com um tamanho de amostra grande, sua melhor aposta para avaliar o sentimento de um e-mail individual ainda é seu próprio julgamento.

Escreva curto (mas não muito curto!) e-mails

   

O ponto ideal para o comprimento do e-mail está entre 50-125 palavras, todas as quais produziram taxas de resposta acima de 50%.

As taxas de resposta diminuíram lentamente de 50% para mensagens de 125 palavras para cerca de 44% para mensagens de 500 palavras. Depois disso, permaneceu plano até cerca de 2000 palavras, depois diminuiu precipitadamente. Portanto, embora o comprimento ideal de um e-mail seja inferior a 125 palavras, você não deve se preocupar muito se precisar de alguns extras. Vá em frente e inclua tudo o que você precisa para que a mensagem seja completa, mas não adicione muito mais. Acima de 2500 palavras, as taxas de resposta caíram para menos de 35%, então, se você precisar enviar Guerra e Paz, considere enviá-lo como anexo!

Por outro lado, e-mails com menos de 50 palavras mostraram um declínio muito mais acentuado nas taxas de resposta. Um e-mail de 25 palavras funciona tão bem quanto um de 2000 palavras, com apenas 44% de chance de obter uma resposta. Enquanto os e-mails médios de Jeb e Hillary chegam a 10 e 9 palavras, respectivamente, a menos que você esteja concorrendo à presidência, enviar e-mails tão curtos significa que você sacrificará cerca de 30% de suas respostas. Mensagens com assuntos só tiveram o pior desempenho de todos – apenas 11% das mensagens que não continham nada no corpo receberam uma resposta.

Uma ferramenta de contagem de palavras como a incluída na maioria dos processadores de texto pode mostrar exatamente quantas palavras estão no seu e-mail, mas uma rápida olhada o colocará nas proximidades. Um e-mail de 50 palavras parece dois parágrafos curtos. Um e-mail de 125 palavras é aproximadamente dois parágrafos normais mais um curto.

Use linhas de assunto curtas (muito curtas)

Os veteranos do marketing por e-mail sabem que testar linhas de assunto é um passo crítico na concepção de uma campanha de e-mail que terá uma alta taxa de abertura. Da mesma forma, o comprimento da sua linha de assunto afeta as taxas de resposta, e o comprimento ideal é menor do que esperávamos. As linhas de assunto com apenas 3-4 palavras (excluindo convenções de e-mail como Re: e Fwd:) receberam o maior número de respostas. Mais uma vez, no entanto, as taxas de resposta caíram lentamente à medida que mais palavras foram adicionadas. Então, se uma palavra de linha de assunto extra adicionar muita clareza, vá em frente e inclua-a. Incluir algum tipo de linha de assunto é crítico: apenas 14% das mensagens sem qualquer linha de assunto receberam uma resposta!